Произвольные задачи: поручения, которых нет в смете

После осмотра объекта заказчик может попросить проверить отдельный участок отделки, руководителю понадобится получить фотографии от прораба, а перед началом следующего этапа — уточнить возможность доступа в помещение.

Такие поручения не всегда связаны с конкретной сметной позицией, закупкой или заявкой, но каждое из них требует конкретного действия. Для подобных ситуаций в Сметтере есть возможность создавать собственные (произвольные) задания в модуле "Задачи" и назначать ответственных, фиксировать договорённости или отслеживать выполнение.

Представим, что после осмотра объекта заказчик обратил внимание на качество отделки в одном из помещений. В этой ситуации руководителю необходимо сначала разобраться в деталях, а потом принимать решение о дальнейших действиях.

Можно просто написать в мессенджер прорабу: «Посмотри, что там с отделкой». Но, такая просьба не информативна и вызывает у прораба множество вопросов: какой участок необходимо проверить; что требуется выяснить; какую информацию передать по итогам осмотра.

Чтобы избежать длительных уточнений руководитель может просто создать в Сметтере отдельную задачу: «Проверить замечание по отделке в помещении № 12». В описании уточнить, что необходимо осмотреть конкретный участок, определить причину и сделать фотографии недочетов.

Исполнителем по задаче назначается прораб, который будет проверять недочет на объекте, руководитель остается автором задачи, а если за выполнением необходимо следить другому сотруднику, его назначают наблюдателем.

Чтобы сохранить рабочий контекст, задачу можно привязать к соответствующему объекту или смете. Если результат нужен до начала следующего этапа работ, можно установить срок выполнения. Если конкретной даты пока нет, поручение можно оставить без срока — оно попадет в отдельную колонку «Без срока».

В результате сотрудник получает не простое напоминание о проблеме, а конкретное поручение с деталями и напоминанием. Ему сразу видно, что необходимо сделать и какого результата от него ждут.

После создания задачи сотруднику руководителю важно понимать, приступили ли к ее выполнению и завершена ли она. Особенно это важно, когда разные вопросы возникают одновременно по нескольким объектам.

Вернёмся к примеру с отделкой. Прораб получил задачу, приступил к проверке и отметил её статусом «В работе». Руководитель сразу получает соответствующее уведомление и видит, что поручение принято в работу.

После осмотра прораб передаёт результаты проверки привычным способом и отмечает задачу выполненной. Автор получает уведомление о завершении, а поручение сохраняется в завершённых задачах — при необходимости к нему можно вернуться.

Когда подобных поручений становится много, их можно упорядочивать с помощью тегов и цветных маркеров. Например, задачи по проверке замечаний можно объединить тегом «Замечания», чтобы быстро находить их среди остальных, а цветными маркерами визуально выделять нужные поручения на "Доске задач" и в "Списке задач".

Таким образом, руководитель может видеть, какие поручения ещё находятся в работе, а какие уже выполнены, не восстанавливая по памяти, кому и что он поручал. Дополнительные рабочие вопросы остаются в поле зрения команды до завершения, даже если они не связаны напрямую с запланированными работами или закупками.

Попробуйте начать с небольших поручений, которые обычно передаются устно или в переписке: проверить замечание, подготовить документы, уточнить вопрос у подрядчика, и убедитесь, насколько проще организовать повседневные рабочие вопросы, когда у каждого есть конкретный ответственный.