Кнопка "Готово"
При выполнении работы или закупке материала согласно смете, в случае если позиция полностью выполнена или «закрыта», важно нажать кнопку "Готово" (п.1) у позиции. Для чего необходима кнопка "Готово":
а) Сметтер известит менеджера о том, что данная сметная позиция "закрыта";
б) Система будет понимать, что позиция "закрыта" и автоматически учтет это в расчетах.
Пример: планировалось купить 10 банок краски по 500 р. Закупщик купил 8 штук. Сметтер посчитал, что осталось купить еще 2 банки по 500 р., то есть предстоит потратить еще 1000 р. на краску. Но, оказалось, что для окраски хватило восьми банок.
Чтобы в таблице закупок не указывался остаток в виде двух банок краски, следует нажать кнопку «Готово». Тогда и менеджер, и закупщик, и Сметтер будут знать, что больше краски не потребуется. Сметтер учтет это в расчетах, менеджер будет видеть, что по краске образовалась экономия и на краску не надо выделять еще 1000 р., а у закупщика краска исчезнет из плана закупок.
То же самое – с работами.
Если работы и материалы поставляются в точном соответствии с бюджетом, используйте функции быстрого заполнения данных: статус позиции «Поставлено и оплачено согласно бюджету» (п. 2) заполнит данные строки согласно цифрам в бюджете, а кнопка "Заполнить согласно бюджету" (п. 3) заполнит все незаполненные позиции согласно бюджету.
Результат: точный учет расходов и прогнозирование затрат.