Руководство пользователя
Задачи + График.
Превратите смету в готовый план работ
После составления сметы уже понятно, какие работы предстоит выполнить и что для них понадобится. Но этого ещё недостаточно, чтобы организовать работу на объекте.
Нужно решить, когда начинать каждый этап, что должно быть сделано раньше, когда заказывать материалы и чем команде заниматься сегодня.
Именно здесь смету нужно превратить из перечня работ в реальный план проекта. В Сметтере это можно сделать в Графике, а затем использовать готовый план в Задачах для ежедневной работы.
Именно здесь смету нужно превратить из перечня работ в реальный план проекта. В Сметтере это можно сделать в Графике, а затем использовать готовый план в Задачах для ежедневной работы.
Распределите работы по времени
Начните с того, чтобы определить сроки и последовательность работ.
Допустим, впереди несколько работ:
Выполнять их в произвольном порядке не получится. Сначала нужно закончить демонтаж, затем провести электрику, подготовить стены — и только после этого переходить к покраске.
В Графике эту последовательность можно сразу разложить по времени: задать сроки работ и связать их между собой. Если работ много, их можно планировать этапами — Сметтер поможет распределить позиции внутри выбранного периода.
Так список из сметы превращается в понятный календарный план: видно, когда начинается каждая работа, что должно быть выполнено перед ней и когда можно переходить к следующему этапу.
Допустим, впереди несколько работ:
- демонтаж
- электрика
- штукатурка
- покраска
Выполнять их в произвольном порядке не получится. Сначала нужно закончить демонтаж, затем провести электрику, подготовить стены — и только после этого переходить к покраске.
В Графике эту последовательность можно сразу разложить по времени: задать сроки работ и связать их между собой. Если работ много, их можно планировать этапами — Сметтер поможет распределить позиции внутри выбранного периода.
Так список из сметы превращается в понятный календарный план: видно, когда начинается каждая работа, что должно быть выполнено перед ней и когда можно переходить к следующему этапу.
Планируйте закупки вместе с работами
Когда последовательность работ определена, нужно проверить, всё ли необходимое будет на объекте к нужному моменту.
Допустим, монтаж перегородок должен начаться 15 сентября. К этому дню гипсокартон, профиль и крепёж уже должны быть на объекте. Если материалы приедут позже, сдвинется и сама работа.
Поэтому сроки закупок стоит планировать вместе со сроками работ. В Графике материал можно связать с той работой, для которой он нужен. Тогда поставка планируется так, чтобы материал был получен не позднее начала этой работы.
Получается простая зависимость: сначала определяем, когда нужно приступить к работе, а затем — когда для неё должны приехать материалы.
Так в одном плане учитывается не только последовательность работ, но и подготовка к ним. Команда заранее понимает, что должно быть готово к началу каждого этапа.
Допустим, монтаж перегородок должен начаться 15 сентября. К этому дню гипсокартон, профиль и крепёж уже должны быть на объекте. Если материалы приедут позже, сдвинется и сама работа.
Поэтому сроки закупок стоит планировать вместе со сроками работ. В Графике материал можно связать с той работой, для которой он нужен. Тогда поставка планируется так, чтобы материал был получен не позднее начала этой работы.
Получается простая зависимость: сначала определяем, когда нужно приступить к работе, а затем — когда для неё должны приехать материалы.
Так в одном плане учитывается не только последовательность работ, но и подготовка к ним. Команда заранее понимает, что должно быть готово к началу каждого этапа.
Соберите ежедневный план в Задачах
Когда работы и закупки распределены по времени, план объекта готов. Но смотреть на весь График каждый раз, когда нужно понять, чем заниматься сегодня, неудобно.
Особенно если в смете десятки работ: руководителю важна общая картина на недели вперёд, а в ежедневной работе нужна только та часть плана, которая актуальна сейчас.
Здесь и пригодятся Задачи. После перевода сметы в работу Сметтер автоматически создаёт задачи на основе работ и закупок, запланированных в Графике. Чтобы увидеть их в планировщике, настройте в фильтрах отображение «Работы и закупки из графиков».
Дальше Сметтер сам распределит их по срокам: на Доске будет видно, какие работы уже идут, что начинается сегодня и что запланировано на ближайшие семь дней.
В результате общий график проекта превращается в понятный план на каждый день: сотруднику не нужно искать актуальные работы среди всей сметы — они уже собраны в Задачах.
Особенно если в смете десятки работ: руководителю важна общая картина на недели вперёд, а в ежедневной работе нужна только та часть плана, которая актуальна сейчас.
Здесь и пригодятся Задачи. После перевода сметы в работу Сметтер автоматически создаёт задачи на основе работ и закупок, запланированных в Графике. Чтобы увидеть их в планировщике, настройте в фильтрах отображение «Работы и закупки из графиков».
Дальше Сметтер сам распределит их по срокам: на Доске будет видно, какие работы уже идут, что начинается сегодня и что запланировано на ближайшие семь дней.
В результате общий график проекта превращается в понятный план на каждый день: сотруднику не нужно искать актуальные работы среди всей сметы — они уже собраны в Задачах.
Если сроки изменились, план подстроится
под них
Даже хорошо составленный график на стройке редко выполняется день в день. Например, электромонтаж планировали закончить во вторник, но фактически завершили только в четверг.
Перестраивать из-за этого ежедневный план вручную не придётся — Сметтер учитывает такие изменения по ходу проекта.
Если от задержавшейся работы зависят следующие, в Графике пересчитываются их актуальные сроки. Эти же сроки меняются и в Задачах.
В результате сотрудник видит уже новый срок и продолжает работать по актуальному плану, даже если проект отклонился от первоначального графика.
Перестраивать из-за этого ежедневный план вручную не придётся — Сметтер учитывает такие изменения по ходу проекта.
Если от задержавшейся работы зависят следующие, в Графике пересчитываются их актуальные сроки. Эти же сроки меняются и в Задачах.
В результате сотрудник видит уже новый срок и продолжает работать по актуальному плану, даже если проект отклонился от первоначального графика.
Что это даёт на практике
Весь подход можно свести к трём шагам:
До запуска сметы
Планируете смету целиком: расставляете сроки работ, задаёте их последовательность и учитываете необходимые закупки
После запуска
Работы и закупки из Графика становятся частью ежедневного плана в Задачах
По ходу проекта
Если сроки связанных работ меняются, новые даты отражаются и в рабочем плане.
На масштабе объекта польза становится особенно заметной.
Например, если в смете запланировано 40 работ и 15 закупок, это уже 55 элементов рабочего плана, которые Задачи собирают из Графика автоматически.
А если задержка одного этапа сдвинула ещё 10 связанных работ, новые сроки этих 10 работ также попадут в ежедневный план без отдельной сверки.
В результате чем сложнее проект, тем меньше времени уходит на поддержание плана в актуальном состоянии — и тем ниже риск, что команда продолжит работать по старым срокам.
Например, если в смете запланировано 40 работ и 15 закупок, это уже 55 элементов рабочего плана, которые Задачи собирают из Графика автоматически.
А если задержка одного этапа сдвинула ещё 10 связанных работ, новые сроки этих 10 работ также попадут в ежедневный план без отдельной сверки.
В результате чем сложнее проект, тем меньше времени уходит на поддержание плана в актуальном состоянии — и тем ниже риск, что команда продолжит работать по старым срокам.