Подотчетные средства
В разделе Подотчетные средства каждый сотрудник, который расходует деньги под отчет, может вести учет затрат. Раздел доступен только сотрудникам, имеющим счет подотчетных средств. Каждый сотрудник видит только свои расходы. Финансист может контролировать подотчетные средства прораба или закупщика, выбрав в фильтре его подотчетный счет в общем списке Платежей.
- Во вкладке Подотчетные средства сотрудник видит когда, кто и сколько выдал ему подотчетных средств. Эти записи обозначены как переводы на его счет (п.1);
- Для добавления записей о поступлениях (например, прораб получил деньги от заказчика для последующей передачи в кассу) или расхода средств сотрудник нажимает кнопки «Поступление» или «Выплата» (п.2);
- Остаток подотчетных средств указан справа (п.3);
- Во вкладках Работы и Закупки сотрудник может внести запись о том, что оплатил труд или материалы из подотчетных средств. В таком случае запись о расходе будет создана автоматически в разделе Подотчетные средства;
- Финансист может просмотреть все данные по подотчетным средствам, выбрав счет подотчетного лица в фильтре в разделе «Платежи»;
- Затраты, которые сотрудник отмечает в Сметтере (расходы по чекам, оплата труда исполнителей и т.д.) автоматически заносятся в таблицу платежей по подотчетным средствам;
- Список транзакций и баланс по подотчетным средствам доступны в мобильном приложении на стартовом экране.
Как финансисту перевести средства на подотчетный счет прораба или другого сотрудника
Зайдите в Платежи, нажмите "Перевод", выберите счет отправления (например, "Касса"), в поле "Счет получения" выберите счет подотчётного лица.
Результат: финансовому отделу не нужно ждать отчеты по подотчетным средствам, а сотрудникам не требуется тратить по часу в неделю на их составление. Все расходы видны онлайн всем заинтересованным сторонам.