Руководство пользователя
Как превратить модуль «Задачи» в центр рабочего дня вашей команды?
Cотрудники в строительной компании редко работают только с одной задачей, чаще всего их работа многофункциональна и состоит из множества задач.
Прораб – принимает работы, отвечает на вопросы бригады, следит за поставками материалов, ведет диалог с заказчиком и контролирует сроки исполнения.
Закупщик – ведёт несколько объектов и всегда должен помнить, что именно в какие сроки необходимо заказать.
Финансист – работает с платежами, счетами на оплату и заявками от коллег.
Нужная информация может находиться в разных местах: сроки — в графике, закупки — в сметах, оплаты — в отдельных разделах, а часть поручений вообще остаётся в мессенджерах "за кадром"
В итоге начало рабочего дня строительной компании превращается в небольшой квест: необходимо проверить график, посмотреть закупки, открыть сообщения и вспомнить, о чём договорились вчера. Всё ради ответа на единственный вопрос: «Что мне нужно сделать сегодня?»
Чтобы собрать весь рабочий план каждого сотрудника в одном месте, в Сметтере есть полезный модуль «Планировщик задач».
Закупщик – ведёт несколько объектов и всегда должен помнить, что именно в какие сроки необходимо заказать.
Финансист – работает с платежами, счетами на оплату и заявками от коллег.
Нужная информация может находиться в разных местах: сроки — в графике, закупки — в сметах, оплаты — в отдельных разделах, а часть поручений вообще остаётся в мессенджерах "за кадром"
В итоге начало рабочего дня строительной компании превращается в небольшой квест: необходимо проверить график, посмотреть закупки, открыть сообщения и вспомнить, о чём договорились вчера. Всё ради ответа на единственный вопрос: «Что мне нужно сделать сегодня?»
Чтобы собрать весь рабочий план каждого сотрудника в одном месте, в Сметтере есть полезный модуль «Планировщик задач».
Сделайте модуль «Задачи» в «Сметтере» входной точкой в ваш рабочий день!
Для руководителя важно, где именно планируется работа: в графике, закупках, платежах или заявках. Исполнителю эта структура нужна далеко не всегда. Ему важнее быстро понять, какие действия требуют его внимания прямо сейчас.
Чтобы получить сводную информацию достаточно открыть модуль «Задачи». На доске отображаются ближайшие незавершённые дела, а полный перечень всех задач можно посмотреть в виде списка.
Раздел доступен в веб-версии, и мобильных приложениях Сметтер. Поэтому для прорабов, закупщиков и других сотрудников, которые большую часть дня проводят не за компьютером, он может стать основным рабочим экраном.
При этом переносить в модуль «Задачи» всю работу вручную не придётся.
Чтобы получить сводную информацию достаточно открыть модуль «Задачи». На доске отображаются ближайшие незавершённые дела, а полный перечень всех задач можно посмотреть в виде списка.
Раздел доступен в веб-версии, и мобильных приложениях Сметтер. Поэтому для прорабов, закупщиков и других сотрудников, которые большую часть дня проводят не за компьютером, он может стать основным рабочим экраном.
При этом переносить в модуль «Задачи» всю работу вручную не придётся.
Планируйте процессы там, где они возникают
Большинство задач в Сметтере появляются автоматически на основе запланированной работы.
Например:
Например:
- работа, назначенная на определённую дату в графике, сразу попадёт в модуль «Задачи»;
- запланированная закупка аналогичным образом появится у ответственного сотрудника в списке задач;
- там же отображаются плановые платежи, заявки на оплату и заявки на поставку.
То есть всю работу сотрудники продолжают планировать в привычных вкладках системы, а Сметтер сам собирает из них персональные задачи, отдельные задачи для каждого сотрудника.
В одном проекте прораб может видеть ближайшие работы на объекте, закупщик — необходимые закупки и поставки, а финансист — платежи и заявки.
Так профильные модули в Сметтере остаются пространством для планирования и учёта, а модуль «Задачи» становятся пространством для ежедневной работы исполнителей.
В одном проекте прораб может видеть ближайшие работы на объекте, закупщик — необходимые закупки и поставки, а финансист — платежи и заявки.
Так профильные модули в Сметтере остаются пространством для планирования и учёта, а модуль «Задачи» становятся пространством для ежедневной работы исполнителей.
Дополняйте план обычными поручениями
Конечно, не вся работа возникает из графика, закупок или платежей. В течение дня могут понадобиться следующие задачи:
В результате в одном месте собираются задачи, автоматически сформированные из плановых процессов в Сметтере, и личные/рабочие поручения.
Запланированные в системе задачи не приходится дублировать вручную. А разовые договорённости фиксируются и не остаются только в переписках или в голове сотрудников.
- согласовать решение с заказчиком;
- проверить замечание на объекте;
- получить подписанный документ;
- отправить фотографии;
- уточнить срок поставки.
В результате в одном месте собираются задачи, автоматически сформированные из плановых процессов в Сметтере, и личные/рабочие поручения.
Запланированные в системе задачи не приходится дублировать вручную. А разовые договорённости фиксируются и не остаются только в переписках или в голове сотрудников.
Как внедрить данный подход в команде?
Чтобы модуль «Задачи» действительно стали центром вашего рабочего дня, недостаточно просто начать создавать больше задач. Важно договориться о важных правилах работы внутри вашей команды.
Планируйте работу там, где она возникает
Указывайте реальные сроки работ, закупок, платежей и заявок. Если действие уже запланировано в соответствующем модуле Сметтер, создавать для него отдельную задачу не нужно.
Фиксируйте поручения отдельными задачами
Если нужно позвонить заказчику, проверить замечание или получить документ, лучше сразу создать задачу, чем оставлять договорённость только в мессенджере.
Сделайте модуль «Задачи» началом рабочего дня
Вместо того чтобы каждое утро последовательно проверять сметы, графики, закупки и платежи, сотрудник первым делом открывает модуль "Задачи" и смотрит актуальный список дел.
Закрывайте задачи по мере выполнения
Так список задача остаётся актуальным, сотрудник понимает свой прогресс, а руководителю проще видеть, что сделано и что ещё требует внимания.
В итоге получается простой рабочий цикл: руководитель планирует работу → Сметтер собирает задачи → сотрудник выполняет их → выполненные задачи закрываются.
Как выглядит рабочий день после настройки?
Представьте обычное утро на строительном объекте. Прораб открывает Сметтер и сразу видит свой план задач на день: какие работы нужно проконтролировать, какой материал должен приехать и какие поручения не выполнены. Больше не нужно проверять несколько чатов, вспоминать вчерашние договорённости или собирать список дел из разных разделов системы.
В течение дня часть задач закрывается, появляются новые поручения — и всё остаётся в одном актуальном списке.
Аналогично у остальных сотрудников компании: закупщик видит свой фронт работы, финансист — свой, при этом руководителю всё реже приходится уточнять, кто чем занят и что уже сделано, список выполненных задач всегда под рукой.
Таким образом модуль «Задачи» постепенно становятся привычной отправной точкой каждого рабочего дня.
В течение дня часть задач закрывается, появляются новые поручения — и всё остаётся в одном актуальном списке.
Аналогично у остальных сотрудников компании: закупщик видит свой фронт работы, финансист — свой, при этом руководителю всё реже приходится уточнять, кто чем занят и что уже сделано, список выполненных задач всегда под рукой.
Таким образом модуль «Задачи» постепенно становятся привычной отправной точкой каждого рабочего дня.
Что это даёт на практике?
Ценность такого подхода в том, что задачи перестают теряться между переписками, таблицами и устными договорённостями.
Например, в одном из направлений группы «Самолёт» команда из 80 человек вела проекты сразу в нескольких местах: таблицах Excel и Google, личных переписках и различных сервисах. Руководителям было сложно видеть общую картину процесса, а сотрудники могли переключиться на срочную работу и забыть о текущих задачах.
После того как всю работу собрали в единой системе и договорились о правилах ведения задач, количество просроченных задач сократилось на 80%.
Похожий принцип можно использовать в Сметтере, ведь значительная часть задач уже формируется автоматически из процессов проекта.
Команде остаётся только договориться об одном простом правиле: всё, что сотруднику нужно сделать, должно оказаться в его задачах в Сметтере.
Если вам удастся это сделать, рабочий день станет намного проще: открыли Сметтер → посмотрели план → выполнили задачу → закрыли задачу → перешли к следующей.
После того как всю работу собрали в единой системе и договорились о правилах ведения задач, количество просроченных задач сократилось на 80%.
Похожий принцип можно использовать в Сметтере, ведь значительная часть задач уже формируется автоматически из процессов проекта.
Команде остаётся только договориться об одном простом правиле: всё, что сотруднику нужно сделать, должно оказаться в его задачах в Сметтере.
Если вам удастся это сделать, рабочий день станет намного проще: открыли Сметтер → посмотрели план → выполнили задачу → закрыли задачу → перешли к следующей.