Руководство пользователя
Как превратить «Задачи»
в центр рабочего дня вашей команды?
На строительном объекте сотрудники редко работают только с одной задачей:
В итоге начало рабочего дня превращается в небольшой квест: проверить график, посмотреть закупки, открыть сообщения и вспомнить, о чём договорились вчера. Всё ради ответа на один вопрос: «Что мне нужно сделать сегодня?»
- Прораб принимает работы, отвечает на вопросы бригады, следит за поставками, общается с заказчиком и контролирует сроки.
- Закупщик ведёт несколько объектов и должен помнить, что и к какой дате необходимо заказать.
- Финансист работает с платежами, счетами и заявками.
В итоге начало рабочего дня превращается в небольшой квест: проверить график, посмотреть закупки, открыть сообщения и вспомнить, о чём договорились вчера. Всё ради ответа на один вопрос: «Что мне нужно сделать сегодня?»
Чтобы собрать рабочий план сотрудника в одном месте, в Сметтер есть модуль «Задачи».
Сделайте «Задачи» точкой входа в рабочий день
Для руководителя важно, где именно планируется работа: в графике, закупках, платежах или заявках. Исполнителю эта структура нужна далеко не всегда. Ему важнее быстро понять, какие действия требуют его внимания прямо сейчас.
Для этого достаточно открыть «Задачи». На доске отображаются ближайшие незавершённые дела, а полный перечень можно посмотреть в представлении «Список».
Раздел доступен и в веб-версии, и в мобильном приложении Сметтер. Поэтому для прорабов, закупщиков и других сотрудников, которые большую часть дня проводят не за компьютером, он может стать основным рабочим экраном.
При этом переносить в «Задачи» всю работу вручную не придётся.
Для этого достаточно открыть «Задачи». На доске отображаются ближайшие незавершённые дела, а полный перечень можно посмотреть в представлении «Список».
Раздел доступен и в веб-версии, и в мобильном приложении Сметтер. Поэтому для прорабов, закупщиков и других сотрудников, которые большую часть дня проводят не за компьютером, он может стать основным рабочим экраном.
При этом переносить в «Задачи» всю работу вручную не придётся.
Планируйте процессы там, где они возникают
Многие задачи в Сметтер появляются автоматически на основе уже запланированной работы.
Например:
В одном проекте прораб может видеть ближайшие работы на объекте, закупщик — необходимые закупки и поставки, а финансист — платежи и заявки.
Так профильные модули Сметтер остаются пространством для планирования и учёта, а «Задачи» становятся пространством для ежедневной работы исполнителей.
Например:
- работа, назначенная на определённую дату в графике, попадёт в «Задачи»;
- запланированная закупка появится у ответственного сотрудника;
- там же отображаются плановые платежи, заявки на оплату и заявки на поставку.
В одном проекте прораб может видеть ближайшие работы на объекте, закупщик — необходимые закупки и поставки, а финансист — платежи и заявки.
Так профильные модули Сметтер остаются пространством для планирования и учёта, а «Задачи» становятся пространством для ежедневной работы исполнителей.
Дополняйте план обычными поручениями
Конечно, не вся работа возникает из графика, закупок или платежей.
В течение дня может понадобиться:
Для таких случаев можно создавать произвольные задачи с исполнителем, сроком и привязкой к объекту или смете.
В результате в одном месте оказываются и задачи, автоматически сформированные из процессов Сметтер, и обычные рабочие поручения.
То, что уже запланировано в системе, не приходится дублировать вручную. А разовые договорённости не остаются только в переписках или памяти сотрудников.
В течение дня может понадобиться:
- согласовать решение с заказчиком;
- проверить замечание на объекте;
- получить подписанный документ;
- отправить фотографии;
- уточнить срок поставки.
Для таких случаев можно создавать произвольные задачи с исполнителем, сроком и привязкой к объекту или смете.
В результате в одном месте оказываются и задачи, автоматически сформированные из процессов Сметтер, и обычные рабочие поручения.
То, что уже запланировано в системе, не приходится дублировать вручную. А разовые договорённости не остаются только в переписках или памяти сотрудников.
Как внедрить этот подход в команде
Чтобы «Задачи» действительно стали центром рабочего дня, недостаточно просто начать создавать больше задач. Важно договориться о нескольких правилах работы.
1. Планируйте работу там, где она возникает.
Указывайте реальные сроки работ, закупок, платежей и заявок. Если действие уже запланировано в соответствующем модуле Сметтер, создавать для него отдельную задачу не нужно.
2. Остальные поручения фиксируйте произвольными задачами.
Если нужно позвонить заказчику, проверить замечание или получить документ, лучше сразу создать задачу, чем оставлять договорённость только в мессенджере.
3. Сделайте «Задачи» началом рабочего дня.
Вместо того чтобы утром последовательно проверять сметы, графики, закупки и платежи, сотрудник открывает один раздел и видит актуальный список дел.
4. Закрывайте задачи по мере выполнения.
Так список остаётся актуальным, сотрудник понимает свой прогресс, а руководителю проще видеть, что уже сделано и что ещё требует внимания.
Получается простой рабочий цикл:
руководитель планирует работу → Сметтер собирает задачи → сотрудник выполняет их → выполненные задачи закрываются.
1. Планируйте работу там, где она возникает.
Указывайте реальные сроки работ, закупок, платежей и заявок. Если действие уже запланировано в соответствующем модуле Сметтер, создавать для него отдельную задачу не нужно.
2. Остальные поручения фиксируйте произвольными задачами.
Если нужно позвонить заказчику, проверить замечание или получить документ, лучше сразу создать задачу, чем оставлять договорённость только в мессенджере.
3. Сделайте «Задачи» началом рабочего дня.
Вместо того чтобы утром последовательно проверять сметы, графики, закупки и платежи, сотрудник открывает один раздел и видит актуальный список дел.
4. Закрывайте задачи по мере выполнения.
Так список остаётся актуальным, сотрудник понимает свой прогресс, а руководителю проще видеть, что уже сделано и что ещё требует внимания.
Получается простой рабочий цикл:
руководитель планирует работу → Сметтер собирает задачи → сотрудник выполняет их → выполненные задачи закрываются.
Как выглядит рабочий день после настройки
Представьте обычное утро на объекте.
Прораб открывает Сметтер и сразу видит свой план на день: какие работы нужно проконтролировать, что должно приехать и какие поручения ещё не выполнены. Не нужно проверять несколько чатов, вспоминать вчерашние договорённости или собирать список дел из разных разделов.
В течение дня часть задач закрывается, появляются новые поручения — и всё остаётся в одном актуальном списке.
То же самое у остальных сотрудников: закупщик видит свой фронт работы, финансист — свой. А руководителю всё реже приходится уточнять, кто чем занят и что уже сделано.
Так «Задачи» постепенно становятся привычной отправной точкой рабочего дня.
Прораб открывает Сметтер и сразу видит свой план на день: какие работы нужно проконтролировать, что должно приехать и какие поручения ещё не выполнены. Не нужно проверять несколько чатов, вспоминать вчерашние договорённости или собирать список дел из разных разделов.
В течение дня часть задач закрывается, появляются новые поручения — и всё остаётся в одном актуальном списке.
То же самое у остальных сотрудников: закупщик видит свой фронт работы, финансист — свой. А руководителю всё реже приходится уточнять, кто чем занят и что уже сделано.
Так «Задачи» постепенно становятся привычной отправной точкой рабочего дня.
Что это даёт на практике
Ценность такого подхода в том, что задачи перестают теряться между переписками, таблицами и устными договорённостями.
Например, в одном из направлений Группы «Самолёт» команда из 80 человек раньше вела проекты сразу в нескольких местах: таблицах, личных списках и разных сервисах. Руководителям было сложно видеть общую картину, а сотрудники могли переключиться на срочную работу и забыть о текущих задачах.
После того как работу собрали в единой системе и договорились о правилах ведения задач, количество просроченных задач сократилось на 80%.
Похожий принцип можно использовать и в Сметтер. Значительная часть задач уже формируется автоматически из процессов проекта.
Команде остаётся договориться об одном простом правиле:
всё, что сотруднику нужно сделать, должно в итоге оказаться в его «Задачах».
Тогда рабочий день становится проще: открыл Сметтер → увидел план → выполнил → закрыл → перешёл к следующему.
Например, в одном из направлений Группы «Самолёт» команда из 80 человек раньше вела проекты сразу в нескольких местах: таблицах, личных списках и разных сервисах. Руководителям было сложно видеть общую картину, а сотрудники могли переключиться на срочную работу и забыть о текущих задачах.
После того как работу собрали в единой системе и договорились о правилах ведения задач, количество просроченных задач сократилось на 80%.
Похожий принцип можно использовать и в Сметтер. Значительная часть задач уже формируется автоматически из процессов проекта.
Команде остаётся договориться об одном простом правиле:
всё, что сотруднику нужно сделать, должно в итоге оказаться в его «Задачах».
Тогда рабочий день становится проще: открыл Сметтер → увидел план → выполнил → закрыл → перешёл к следующему.